Come creare uno scadenzario per l'officina

In un’officina meccanica sono tante le scadenze di cui prendere nota. Possono riguardare infatti diversi ambiti: dagli stipendi degli operatori ai pagamenti dei fornitori; dagli adempimenti fiscali agli appuntamenti da sfruttare per le promozioni (come, ad esempio, la scadenza data revisione o i termini per il cambio gomme stagionale). Per riuscire ad organizzarle al meglio si può utilizzare uno strumento molto utile: lo scadenzario. 

Organizzazione prima di tutto

Abbiamo già visto come l’organizzazione sia uno dei “segreti” di un’officina di successo. E lo scadenzario si inserisce perfettamente tra le attività da portare avanti per ottimizzare il lavoro e non rischiare di perdere tempo prezioso. Creare uno scadenzario è piuttosto semplice. Basta infatti utilizzare Excel e assegnare a ogni foglio una categoria: per esempio “STIPENDI”, “UTENZE”, “PROMOZIONI”, “FORNITORI”. 

Una volta creati i fogli, puoi inserire i dati di cui necessiti, come la descrizione, la data della scadenza e l’eventuale importo, senza dimenticare di ordinare tutte le righe proprio per data scadenza. A questo punto il gioco è fatto e tutte le varie opzioni saranno immediatamente a disposizione, con un modello già impostato che potrà essere, di volta in volta, aggiornato, copiato e modificato.

Lo scadenzario potrebbe inoltre essere arricchito con tutte quelle attività che hanno portato dei benefici (come le azioni pubblicitarie), inserendo anche delle scadenze “personali”. Ossia annotare tutto quello che è stato fatto per conquistare nuovi clienti  e i risultati ottenuti: in questo modo non solo avrai uno storico, ma potrai anche già decidere e inserire cosa ripetere e in quale periodo dell’anno.

Scadenzario revisioni automezzi

Una delle scadenze da tenere sempre sotto controllo è quella realtiva alla scadenza revisione del mezzo, validissimo aiuto per matenere la relazione con il cliente e invitarlo a tornare in officina.
FAST Officina è uno strumento capace di supportarti anche in questa attività di vitale importanza per aumentare i tuoi profitti e mantenere i clienti legati a te.

Grazie alle banche dati integrate, sul gestionale FAST Officina è possibile verificare tutti i veicoli con imminente scadenza della revisione, selezionare velocemente i proprietari e inviare loro una e-mail di invito ad effettuare la revisione prima della scadenza, partendo da un modello predefinito che sfrutta dei tag dinamici per personalizzare il messaggio, come nome e cognome del cliente, targa del veicolo e data revisione.
Il messaggio è totalmente personalizzabile e al suo interno puoi incluedere di volta in volta una promozione diversa per aumentare l'efficacia e ottenre più ritorni.

E per i pagamenti dei clienti?

Per tenere sotto controllo tutte le partite aperte dei clienti, il gestionale FAST Officina ha la funzionalità “Saldaconto”. Dalla sezione “Contabilità” si può infatti accedere all’elenco di tutte le partite aperte per cliente, con i dettagli riguardanti la documentazione e gli importi saldati oppure no. Da qui si possono visionare anche tutti i movimenti per singolo cliente.
E’ possibile inoltre caricare acconti o saldi anche direttamente dai documenti, che aggiornano così il pannello del saldaconto in automatico.

La professionalità della tua officina passa infatti anche attraverso ordine e pianificazione.