Come gestire il tempo in officina
Uno dei problemi che spesso si riscontrano in officina è sicuramente la gestione del tempo. Le attività da portare avanti sono molte - per esempio prendere gli appuntamenti, accogliere i clienti, effettuare riparazioni e sostituzioni, preparare tutta la documentazione necessaria - e se non vengono pianificate e organizzate nei dettagli, si rischia di lasciarne qualcuna indietro. Con ripercussioni sul fatturato e anche sull’andamento generale dell’attività da un punto di vista emotivo.
Quindi come gestire il tempo in officina, in modo da evitare gli sprechi e ottimizzare il lavoro?
Oggi prendiamo in esame due situazioni precise: le telefonate in entrata e la suddivisione dei compiti.
Le telefonate in officina
I clienti spesso chiamano per avere informazioni sugli orari di apertura, sulla possibilità di portare la propria auto a riparare, per chiedere consigli su alcune anomalie riscontrate. Telefonate che spesso vengono passate da chi lavora in amministrazione al titolare o agli operatori, che così sono costretti a interrompere più volte ciò che stavano facendo. Una pratica che influisce sul tempo, ma anche sulla concentrazione e sul risultato finale.Un modo per evitare che questo accada è istruire il personale sulla procedura da seguire: cosa rispondere, i casi in cui è possibile trasferire la chiamata, oppure quando è necessario trascrivere i dati del cliente in modo da ricontattarlo in seguito. Una soluzione semplice che però spesso viene trascurata o considerata superflua, a discapito del rendimento dell’officina.
La suddivisione dei compiti
Un modo per organizzare al meglio l’officina e gestire il tempo a disposizione è suddividere i compiti tra tutto lo staff dell’impresa. Un’azienda in cui tutti fanno tutto in qualsiasi momento infatti può riscontrare diversi problemi. Focalizzarsi sui punti di forza di ognuno, in modo che si possa svolgere al meglio il proprio lavoro, è la scelta più giusta per l'andamento positivo dell'impresa. Che ha anche un ulteriore vantaggio: spingere il titolare anche a delegare.Se dovessi riscontrare delle difficoltà a pianificare l’organizzazione dell’officina, prepara una lista scegliendo le priorità: in questo modo farai chiarezza e potrai decidere, passo dopo passo, dove intervenire per gestire il tempo e non sprecare preziose risorse.
FAST Officina, il gestionale per le piccole attività di autoriparazione
Grazie a un gestionale come FAST Officina diventa più semplice organizzare la tua attività di autoriparazione. Non solo la parte riguardante la contabilità, ma anche le comunicazioni, il deposito gomme e il magazzino. Inoltre, grazie all'agenda d'officina, diventa più semplice gestire il tempo in officina: si memorizzano sul calendario i vari appuntamenti della giornata e si preparano in anticipo attrezzature e ricambi. In modo da ridurre i periodi di inattività e assegnare a ognuno i propri compiti.In questo modo a trarne vantaggio è l’impresa sotto più punti di vista: professionale, economico, personale.