L'importanza della gestione del tempo anche nel lavoro in officina

Nella tua officina le giornate sono ben organizzate o si procede a seconda di quello che c’è da fare alzata la saracinesca?

Un antico adagio ci ha insegnato che “il tempo è denaro” ma oggi sappiamo che il tempo è anche salute: sprecare tempo ci porta tanto perdita dal punto di vista economico ma anche tanto dal punto di vista psicologico per via dello stress che comporta non riuscire a terminare i lavori in tempo.

Per difendersi dalle perdite di tempo bisogna organizzarsi bene la giornata ma anche attuare delle strategie di gestione del tempo che stanno alla base dell’organizzazione. In FAST Officina trovate anche una serie di strumenti utili a pianificare il lavoro e quindi gestire bene il tempo di produzione senza sprechi.

Crearsi ogni mattina, carta e penna, una check list delle attività da compiere in quella giornata può essere una buona abitudine, è il modo più semplice e alla portata di tutti. Così semplice che risulta spesso inutile, perché alla fine si potrebbe tenere a mente l’ordine dei veicoli in cui si lavorerà.

Un approccio nettamente più efficace prevede l’uso degli strumenti messi a disposizione da FAST Officina:

• L’agenda, grazie alla quale possiamo segnarci giorno per giorno quando effettueremo un determinato lavoro;
• I tempari, per calcolare quanto tempo ci richiederà un lavoro.
• Gli SMS, per ricordare ai clienti dell’appuntamento preso per lasciare il veicolo o ritirarlo a fine lavoro

Per prima cosa, nel pianificare le attività dovremmo dare una priorità a questi lavori (o una parte di essi), in modo da capire quali richiedono il nostro impegno e la nostra tempestività. Tutto ciò che non è prioritario si può demandare ad un momento successivo o ad un personale con meno esperienza (salvo poi ricontrollare il lavoro fatto). A volte tutto ci può apparire come importante è urgente ma non è così: basta cominciare a confrontare i lavori per capire quale scala di urgenza e di importanza abbia una riparazione rispetto ad un’altra.

Per i lavori che abbiamo classificato come prioritari dobbiamo stimare il tempo di durata di ognuno di essi, così da capire quanto ci impegnerà durante la giornata. Ricorriamo ai tempari per dare una stima oggettiva di questi tempi.

Adesso possiamo mettere in agenda, giorno per giorno, i lavori che andremo a effettuare. Consigliamo di non superare le 5-6 ore di lavoro previste in una giornata lavorativa da 8, in quanto dobbiamo considerare i tempi di preparazione del lavoro, di pulizia, e il lavoro di gestione come la creazione di preventivi, emissione di fatture, ordine dei pezzi di ricambio. Tutto dipende da quanti siete in officina a lavorare sui mezzi e in amministrazione. È importante non sottostimare i lavori di riparazione, bisogna darsi obiettivi realistici per essere sicuri di raggiungerli.

La gestione del tempo deve tenere conto quindi della “qualità” del lavoro, della quantità e della durata, oltre alle risorse umane da impiegare per i vari compiti.

Infine possiamo usare le email o gli SMS per ottimizzare il lavoro anche dal punto di vista della gestione del tempo: grazie alla funzione di comunicazione è possibile ricordare ai clienti l’appuntamento per lasciare il mezzo in officina oppure per avvisare che il veicolo è pronto e può essere ritirato.

Grazie al gestionale per l’officina meccanica FAST Officina puoi organizzare il tuo lavoro in officina anche nella gestione del tempo di lavoro.

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