Meno sprechi nella tua officina

Ti piacciono gli sprechi?

Con buona probabilità risponderai di NO e aggiungerai che stai attento agli sprechi, sia nella tua vita privata che in ambito lavorativo. Siamo convinti che sia davvero così, però…

Sai riconoscere uno spreco?

La maggior parte delle persone riconosce lo spreco solo quando è evidente, quando ha già sprecato e anche parecchio!

Noi in questo articolo ti suggeriremo come riconoscere gli sprechi nella tua officina prevenirli.

Cosa è uno spreco?

Lo spreco per definizione si riferisce ad un consumo ingiustificato rispetto ai guadagni, una mancata ottimizzazione delle risorse.

Ogni risorsa può essere tradotta in un costo, che sia il costo dell’energia elettrica o il costo del lavoro o i materiali di consumo.

Un nemico dello spreco a volte può essere l’eccessivo risparmio! Infatti eliminare gli sprechi significa ottimizzare meglio le risorse che abbiamo e renderle più produttive. L’ottimizzazione spesso ha un costo ma è giustificato nella produzione, quindi è un costo accettabile e non uno spreco.

Le voci su cui si è soliti intervenire sono quelle relative ai fornitori: le utenze di energia, di gas e di telefono. Cercando di usarne il meno possibile e cambiando tariffa di volta in volta per risparmiare qualcosa. Questa tecnica può funzionare fino ad un certo punto, non sempre è possibile cambiare fornitore quando ne abbiamo voglia e i prezzi non possono essere scontati fino a zero.

Un altro aspetto su cui è facile individuare gli sprechi è sui materiali di consumo, a volte basta usarne meno o riciclare/riutilizzare per avere un piccolo guadagno.

Accortezze su questi aspetti ti faranno risparmiare qualcosa alla fine dell’anno ma il vero spreco va cercato in qualcosa di immateriale: il tempo!

Il tempo è una variabile che difficile da ottimizzare ma non impossibile, basta misurarlo e migliorarne la qualità. Per questo inizialmente può richiedere anche una maggiore spesa.

Per capire come sprechiamo tempo, dobbiamo prima di tutto capire cosa ci facciamo con questo tempo e misurarlo per vedere se il tempo impiegato in quell’attività è commisurata con la produttività dell’attività stessa.

Facciamo qualche esempio pratico:per riparare un determinato inconveniente di un’auto nella nostra officina necessita di un tot di tempo, il famoso tempo di manodopera, che poi ci andremo a far pagare in base ad un tariffario. Il tempo impiegato in questa riparazione deve essere misurato per sapere quanto farlo pagare, e se la moltiplicazione tempo impiegato x costo orario di manodopera è troppo alto, può significare solo 2 cose: ci avete messo troppo tempo o il costo orario di manodopera è troppo alto.

Adesso un esempio un po’ più difficile: il tempo che utilizzate per creare un documento di officina, che sia un’accettazione o una fattura, è adeguato al vostro guadagno? In questo caso misurarlo per moltiplicarlo per il costo orario di manodopera non ti sarà utile, eppure quello è tempo di lavoro, tempo che togli al lavoro sulle auto. Se non sei tu a fare questo lavoro ma un’altra persona allora il calcolo sarà più facile: basta calcolare il tempo che ci mette a compiere il suo lavoro per quanto la paghi (con tutti i dovuti distinguo del caso). Se sei tu ad occuparti dell’amministrazione invece puoi simulare la delega ad un’altra persona da pagare.

Adesso è diventato più chiaro il tempo speso in amministrazione? Capiamo dove può stare quindi lo spreco.

Sicuramente un pc lento non permette di lavorare al pieno delle possibilità, ma soprattutto non utilizzare gli strumenti adatti, rincorrere file excel in giro per il pc, consultare fornitori o banche dati.

Grazie a FAST Officina hai tutto in unico gestionale per cui puoi gestire l’anagrafica dei clienti e dei veicoli, importare le informazioni delle auto grazie alla ricerca per targa o telaio, consultare la banca dati TecDoc e i listini originali. In questo modo la compilazione dei documenti sarà rapida e non ci saranno sprechi di tempo.

Inoltre grazie al gestionale puoi mantenere in ordine il tuo magazzino ricambi interno al fine di sapere se hai un articolo o meno in officina.

Per quanto riguarda l’ottimizzazione dei tempi di lavoro sui veicoli FAST Officina ti viene incontro suggerendo i tempi di manodopera previsti dai tempari di casa madre e con un’agenda d’officina in cui segnare i lavori.

Ti suggeriamo di dotarti di un marcatempo per misurare l’effettivo lavoro sul mezzo e mettere i tempi corretti nella commessa che diventerà fattura.
Per migliorare i tempi di lavoro nella tua officina ricorda che l’esperienza gioca molto, per cui un trucco può essere quella di crearsi una specializzazione e l’altro quello di essere sempre aggiornati con dei corsi di formazione.

L’organizzazione passa anche attraverso un’organizzazione strutturata di come svolgere determinati lavori, non è pertanto sbagliato avere una lista che definisce passo passo cosa va fatto per ogni attività (cosa va fatto per fare una fattura, cosa va fatto per fare l’accettazione, cosa va fatto per una ripazione, ecc..).

Non abbiamo parlato in questo articolo di chi “perde tempo” facendo attività non inerenti al lavoro perché è superfluo…

In conclusione possiamo tranquillamente dire che eliminare gli spechi non significa "risparmiare" ma guadagnare di più ottimizzando, e farlo e semplice se si sta attenti a come gestiamo le nostre risorse e dotandosi di strumenti che ci aiutino a sfruttarle al massimo.

Il gestionale per l'officina FAST Officina è stato progettando proprio pensando alle esigenze del meccanico, per cui è un valido strumento che semplifica il lavoro e fa risparmiare tempo e denaro.