Officina e fatture insolute. Come farsi pagare dai clienti

Le fatture insolute rappresentano una problematica per ogni attività, officina compresa. Come farsi pagare dai clienti che, per svariati motivi, hanno conti aperti da tempo?
Innanzitutto è utile mettere per iscritto ogni passaggio del rapporto professionale con l’automobilista- preventivo da far firmare, accettazione, fattura- in modo da avere dei documenti che attestino gli interventi fatti e l’importo di ricambi e manodopera. Per la fattura fiscale, in particolare, è bene specificare i termini di pagamento della riparazione.

Come comportarsi con i clienti

Ogni cliente è diverso dall’altro e le fatture insolute possono avere motivazioni diverse. Di certo non possono essere lasciate nel dimenticatoio, ma è necessario pensare a una procedura per il recupero crediti. Attraverso la funzione “Contabilità” di FAST Officina puoi accedere al Saldaconto per poter visualizzare le partite aperte per ogni cliente e vedere i versamento degli acconti con la rispettiva data.
Una volta verificata la scadenza dei termini di pagamento, si può innanzitutto procedere con la classica telefonata, con toni amichevoli e cordiali, per ricordare al cliente la fattura da pagare. Si può anche inviare una copia del documento via email grazie alla funzionalità “Comunicazioni” di FAST Officina.

Se a seguito della telefonata, trascorsi i giorni concessi per saldare l’importo dovuto, non sia ancora arrivato l’accredito, si può andare avanti seguendo determinati step:

• ricontattarlo per accordarsi su un pagamento rateale, ricordandogli che potrebbero essere calcolati degli interessi di mora sulla somma dovuta;
• se continua a non pagare, puoi inviargli una lettera di messa in mora, in cui vengono elencate sia la fattura o le fatture da pagare e le precedenti comunicazioni;
• se non si raggiunge alcun accordo, l’ultima spiaggia è rivolgersi a un legale, a un’agenzia specializzata nel recupero crediti oppure al Giudice di Pace nel caso in cui l’importo non superi i 5000 euro.

Organizzazione e controllo

Un’officina di successo è professionale, sa fare marketing e comunicare, ma deve tenere sotto controllo anche i propri numeri. Oltre a far capire agli automobilisti il valore del proprio lavoro, è necessario anche essere cordiali, ma fermi, sulla necessità di rispettare le scadenze. Un aiuto per tenere sotto controllo le varie attività dell’officina può essere utile anche uno scadenzario in cui pianificare l’invio delle fatture, il controllo dei pagamenti, il giorno dedicato alle chiamate di sollecito e così via.
In questo  modo il lavoro dedicato alle fatture insolute non rischierà di rimanere indietro e il tempo, prezioso per l’officina, sarà ottimizzato  e non sprecato, imparando anche come affrontare problematiche di questo tipo.