Perché NON dovresti usare Excel nella tua officina

Ogni giorno noi di FAST Officina entriamo in contatto con officine meccaniche che vogliono cambiare il loro gestionale e soprattutto con officine di autoriparazione che vogliono iniziare ad utilizzare per la prima volta un gestionale in quanto finora hanno fatto senza, o meglio, al limite hanno usato i fogli di calcolo come Microsoft Excel o OpenOffice Calc.

Questi programmi non vanno bene per la gestione professionale e sistematica dell’officina: non perché non siano software di buona qualità, ma perché nascono per un altro tipo di uso che non è quello di essere alternativo ad un gestionale.
Vediamo perché in pochi semplici punti.
 

SISTEMA

Il gestionale è un sistema che contiene al suo interno diverse funzioni che comunicano tra di loro per scambiarsi le informazioni.

Immaginiamo soltanto la gestione delle anagrafiche: avere un file per ogni cliente/veicolo non è una pratica gestibile, immaginiamo di avere 100 clienti con un veicolo ciascuno, significa avere una cartella con 100 file, oppure un file solo con 100 righe in cui mettiamo dati clienti e dati veicolo (supponendo che 1 cliente abbia solo un veicolo), oppure ancora avere 2 fogli nello stesso file in cui si mettono i clienti in un foglio e i veicoli nell’altro, indicando per ogni veicolo il cliente di riferimento.

Questo modo nel tempo non può funzionare perché lo storico dei clienti andrà ad aumentare e riportare i dati dei clienti sui documenti (accettazione, preventivi, fatture) richiederà l’apertura di diversi file, con rischi di copia e incolla.
 

PROGETTAZIONE

Come possiamo intuire dall’esempio precedente, la messa a sistema di più fogli di calcolo richiede una progettazione dietro, non sempre di facile realizzazione tecnica. Infatti è possibile far dialogare un insieme di fogli di calcolo, ma è anche vero che per realizzare questo sistema è necessario avere delle ottime conoscenze di informatica. Progettare male questo sistema significa che al primo caso non previsto o arrivati ad una certa mole di dati, non sia più efficiente né veloce.
 

BANCHE DATI

Un meccanico oggi non può lavorare senza l’accesso alle banche dati. Articoli di ricambi originali e compatibili, tempari, informazioni sull’allestimento del veicolo, sono informazioni indispensabili per creare i documenti di commessa e preventivi, per questo il gestionale FAST Officina li include già tra le sue funzioni. Con un sistema basato su Excel e simili, il meccanico dovrà pagare un abbonamento alle banche dati da cui fare continui copia e incolla.
 

ASSISTENZA

Se è vero che il computer non può sbagliare, è vero che si può guastare o può sbagliare chi lo usa. Per questo è necessario ricorrere all’assistenza tecnica quando qualcosa nel vostro progetto excel non funziona e organizzarsi con sistemi di backup ricorrenti per evitare che i guasti portino alla perdita dei vostri file.
 

COSTI

Se usiamo OpenOffice possiamo risparmiare sui costi di licenza del programma, che invece dobbiamo considerare se usiamo Excel incluso in Microsoft Office.

In ogni caso dovremmo andare a considerare un costo per la progettazione del sistema di file che andremo ad utilizzare. Anche se fatto in casa ci vorrà del tempo e anche il tempo, si sa, è denaro.

Dobbiamo considerare inoltre il costo dell’abbonamento alle banche dati e il servizio di assistenza tecnica e dei backup.

Pensare di risparmiare usando i fogli di calcolo alla fine può rivelarsi sbagliato, in quanto il basso costo non giustifica l’efficienza di un gestionale professionale come FAST Officina.

Puoi usare FAST Officina online, in questo modo i tuoi dati saranno al sicuro sul nostro server grazie ai suoi backup. Le banche dati TecDoc e DAT sono integrate e il sistema è già progettato per importare le informazioni dalle anagrafiche e dalle banche dati sui documenti di lavoro. Puoi fare la ricerca per targa e telaio, le fatture elettroniche e tutto questo ad un prezzo bassissimo: 1,90€ al giorno solo per gli effettivi giorni in cui usate il gestionale!

 

Puoi provare FAST Officina gratis per 15 giorni e provare le banche dati, la ricerca per targa e per veicolo. Dopo i primi 15 giorni potrai utilizzare il gestionale con una tariffa a consumo, pagando solo per l’effettivo utilizzo delle sue funzioni.