Scheda di lavoro officina cartacea, ma quanto mi costi?

Molti meccanici, anche tra i più organizzati, ad oggi utilizzano ancora schede di lavoro cartacee. Vediamo fogli di carta per l’accettazione, fogli di carta per i preventivi e ancora fogli di carta per le fatture.

Tutta questa carta ha un costo non indifferente per le officine, un costo che potrebbe essere risparmiato facilmente.

Alcune officine pensano di poter risparmiare facendo il lavoro “all’antica”, e quindi con carta e penna, sottovalutando che la carta intestata sulla quale scrivere le note di accettazione o il preventivo ha per loro un costo, basso, ma pur sempre un costo che si va a sommare agli altri e che non alleggerisce i conti dal dover avere un gestionale o delle banche dati per poter lavorare.

La carta e la stampa ha quindi un micro costo per singolo utilizzo ma che nel tempo diventa un costo vero e proprio, anche quando si decide di stampare da sé con una propria stampante.

Inoltre la documentazione cartacea, una volta prodotta, va archiviata e ciò comporta un’organizzazione degli spazi opportuna.

Grazie al corretto utilizzo di un gestionale come FAST Officina potrete ridurre la quantità di carta stampata di molto perché tutta la documentazione sarà digitale e potrà essere inviata facilmente al cliente.

Tutti i documenti necessari al vostro lavoro sono infatti essere scritti sul gestionale, dall’anagrafica cliente all’anagrafica veicolo, alla scheda dell’accettazione, commessa, preventivo e infine fattura.

Immaginiamoci la scena quotidiana di lavoro e come cambia con l’uso di un gestionale.

Entra un cliente in officina con il suo veicolo, se è un nuovo cliente/veicolo andrete a creare l’anagrafica, se è già registrato invece richiamerete lo storico degli interventi per avere un quadro più completo del veicolo stesso.

Passeremo alla creazione di un documento di accettazione in cui si descriverà lo stato del veicolo in entrata e creato il documento in pdf lo si invierà via email al cliente che dovrà rispondere alla email con “Accetto”. In questo modo non avrete stampato due copie di accettazione da farvi firmare dal cliente.

Stessa cosa vale per il preventivo: compilato il preventivo potrete stamparlo per averlo firmato per accettazione oppure, inviarlo via email al cliente che dovrà rispondere alla email con “Accetto”.

Le email di accettazione del cliente le dovrete sempre conservare, senza bisogno di stamparle, basta non cancellarle o salvarle in pdf in una cartella nel vostro pc (in questo caso suggeriamo di salvarle con il nome numero del preventivo).

Infine anche la fattura di cortesia potrà essere inviata via email anziché stampata.

Lasciate la carta solo per rari casi in cui il cliente, magari anziano, non ha un indirizzo email a cui accedere. Il gestionale FAST Officina include le banche dati di cui hai bisogno, gestisce i documenti e la contabilità a soli 1,90€ al giorno, solo per i giorni di effettivo utilizzo!