Come curare l'archivio in officina

Il meccanico moderno è chiamato ad una serie di doveri amministrativi che comportano una serie di attività che vanno oltre il lavoro artigianale sui mezzi.

L’officina meccanica, anche la più piccola, deve riservarsi uno spazio per l’ufficio in cui dovrà tenere gli strumenti di lavoro che in questo caso sono: pc, stampante multifunzione, telefono e l’archivio.

L’archiviazione dei documenti è di fondamentale importanza per reperire informazioni utili sui lavori fatti, quindi sui clienti e sui veicoli, ma anche dei fornitori e delle utenze.

Accedere a queste informazioni in modo rapido e completo diviene fondamentale in caso di ispezioni.

In questo articolo vi daremo qualche dritta per tenere un archivio ben curato, sia cartaceo che in digitale.

Partiamo proprio dalla differenza tra cartaceo e digitale: dal punto di vista dell’organizzazione logica non c’è differenza nessuna, dal punto di vista della sicurezza invece il digitale ha molto di più da offrire.

Un altro vantaggio offerto dal digitale è lo spazio occupato: immaginiamo le dimensioni di faldone da archivio che può contenere un migliaio di fogli e confrontiamolo con un hard disk portatile da 2 tera in cui potrete conservare milioni di file. Più facile quindi da spostare in caso di necessità e più facile e veloce da duplicare. Una copia dell’archivio digitale inoltre può essere salvato in cloud in modo da non essere in rete.

Vediamo quindi come organizzare l’archivio dei documenti al di là che siano in cartaceo o in digitale (infatti potrete sempre decidere di stampare qualsiasi file digitale e scannerizzare ogni documento cartaceo).

Dividiamo i documenti per tipologie: sezione clienti, sezione fornitori, sezione spese / utenze e sezione dipendenti.

Dentro la sezione clienti andremo a creare una cartella per ogni cliente e al suo interno andremo a mettere una cartella relativa ai veicoli di sua proprietà. Nella cartella di ogni singolo veicolo vanno i documenti del veicolo e degli interventi ad esso associati.

Immaginiamo quindi il processo di recupero dei documenti per la panda del sig. Mario Rossi: basta aprire nella sezione dei clienti la cartella del sign. Rossi, cercare il fascicolo sulla sua panda e dentro troverete tutti gli interventi. Soprattutto per un archivio cartaceo questa è la soluzione migliore perché vi permette di non saltare da una sezione all’altra.

La stessa logica l’applichiamo poi anche alle altre sezioni partendo dal macro verso il micro, per esempio i fornitori saranno strutturati così Fornitore > Ordini > Fatture.

Per essere certi di recuperare le informazioni in modo veloce e completo le informazioni devono seguire un ordine: i nomi dei clienti o die fornitori vanno in ordine alfabetico, fatture in ordine di tempo dal più recente al più antico. I veicoli potreste ordinarli per numero di targa.

Creare la stessa struttura sul vostro PC è semplicissimo e configurando la cartella con un servizio in cloud o con un NAS è possibile avere una copia di backup qualora il pc dovesse avere dei problemi.

Grazie a FAST OFFICINA i tuoi documenti di lavoro vengono salvati direttamente online e puoi consultarli quando vuoi, puoi anche scaricarli e salvarli nelle tue copie personali, così come puoi scaricare ogni singola tabella del gestionale, come per esempio le anagrafiche clienti o le anagrafiche veicoli.