GDPR: la nuova normativa privacy e le opportunità per le officine

Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo regolamento europeo per la protezione dei dati personali di tutti i cittadini UE (GDPR-General Data Protection Regulation). Tutte le imprese che gestiscono dei dati, e quindi anche le officine meccaniche, devono adeguarsi, pena salatissime sanzioni. 

Ma in cosa consiste esattamente questa nuova normativa sulla privacy?

Il testo con tutti i dettagli è di circa 90 pagine: a questo link puoi visionarlo interamente in italiano.
Il Parlamento europeo e il Consiglio Europeo hanno stilato questo nuovo Regolamento partendo dalla considerazione che “la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale è un diritto fondamentale” e come tale va tutelato e salvaguardato. Lo scopo è infatti rafforzare questa tutela soprattutto ora che, a causa di una tecnologia sempre più avanzata e della globalizzazione, le persone fisiche si ritrovano a cedere i propri dati personali a moltissime aziende private, così come a enti pubblici, a livello mondiale.

Cosa cambia per le officine?

Il gestionale FAST Officina è stato già aggiornato secondo le nuove disposizioni del GDPR e trovi qui la nuova informativa sulla privacy. Però ci sono anche delle altre azioni da portare avanti. Ogni impresa ha il dovere, infatti, di fare in modo che:

1. i dati rimangano riservati;
2. che possano essere modificati;
3. che possano essere scaricati e trasferiti altrove;
4. che i fini per cui vengano utilizzati siano totalmente trasparenti;
5. infine che possano essere cancellati (secondo il “diritto all’oblio” contenuto nella normativa).

Questo significa che andranno adeguati tutti i vari processi che riguardano l’azienda, sia da un punto di vista dell’organizzazione che della tecnologia che utilizza.

• Il tuo sito web dovrà essere dotato di una nuova privacy policy, per cui puoi farti aiutare da un professionista. Ogni volta che si richiedono i dati personali di un cliente, magari per l’invio di newsletter, sms o per richiedere una recensione certificata, ma anche per l'intestazione di un preventivo o una fattura va richiesto un esplicito consenso per il trattamento dei suoi dati. Tutto deve essere chiaro e cliccabile: i box di conferma automatica non sono più a norma.
• Siccome ogni cliente può richiedere la cancellazione dei propri dati, è preferibile inserire sulla nuova privacy policy del sito web e anche negli altri moduli che si fanno compilare al cliente, un indirizzo email a cui poter richiedere questa azione. Ci sono 30 giorni di tempo per provvedere a eliminare i dati, sempre che possa essere possibile: se i dati sono stati utilizzati per emettere una fattura, per esempio, l’anagrafica non può essere cancellata. 
• I dati personali degli utenti devono essere protetti in tutti i modi possibili: questo significa che è meglio raggrupparli su un unico server, dando l’accesso solo a persone fidate, e che l’archivio cartaceo sia adeguatamente conservato e con un accesso anche qui molto limitato. 

Il controllo del rispetto della normativa sarà rigoroso, per cui non bisogna sottovalutare le varie azioni da intraprendere. In caso di violazioni dei suoi dati personali, il cliente dovrà essere avvisato tempestivamente.

Le opportunità per le officine

Per avvisare i tuoi clienti del cambiamento della privacy policy, puoi inviare un’email spiegando che il tuo gestionale FAST Officina è già aggiornato e che i suoi dati personali sono al sicuro, sottolineando quanto sia importante per te ogni cliente.
Per quanto riguarda il sito web, puoi inviare una newsletter con un link da cliccare per esprimere il consenso per i vari utilizzi. Queste potrebbero essere azioni utili per riprendere contatto con gli automobilisti che non si sono più rivolti a te o che non si fanno vedere in officina da un po’, per ricordare loro i tuoi servizi e magari offrire una promozione per la prossima visita in officina.

Mostrare professionalità anche in questi aspetti non potrà che dimostrare quanto la tua officina sia attenta e sempre aggiornata sulle esigenze della clientela.