Metodi e consigli per l'accettazione in officina

Uno dei momenti più delicati, tra tutte le varie attività quotidiane da maccatronico, è sicuramente quello dell'accettazione in officina. Infatti è proprio durante questa fase che c'è la possibilità di conquistare l'automobilista, spiegandogli come verrà risolto il suo problema e cercando di comprendere le sue esigenze. Ma non solo: rappresenta anche l'occasione per vendere di più e quindi aumentare il fatturato, consigliando al cliente interventi utili di cui non si era accorto, oppure sostituzioni di accessori ormai rovinati. 
L'acettazione in officina necessita quindi di preparazione e organizzazione. Hai mai pensato di formarti adeguatamente, o formare uno dei tuoi collaboratori, proprio per questa attività? Ecco alcuni suggerimenti utili per affrontare al meglio il primo colloquio con il cliente.

Allestisci uno spazio adeguato

Accogliere l'automobilista tra il caos e il disordine, non avendo a disposizione tutta la strumentazione utile per portare avanti l'acettazione, rischia di farti perdere opportunità e tempo prezioso. E dare un'immagine sbagliata e poco professionale a chi ha deciso di rivogersi alla tua attività di autoriparazione.
Cerca di predisporre uno spazio, una piccola area, destinata proprio a questo passaggio in officina. Posiziona una sedia dove far accomodare il cliente, un tavolo con pc, una fotocamera, una stampante: in questo modo avrai subito tutto ciò che ti serve. Grazie al computer puoi utilizzare il gestionale, con cui risalire immediatamente allo storico di tutti gli interventi già effettuati di quel cliente, oltre che preparare la documentazione necessaria.

Un gestionale come FAST Officina ti consente infatti di preparare i documenti, di creare e visualizzare le anagrafiche ed è disponibile su due postazioni, in modo che anche chi lavora in amministrazione possa usarlo nello stesso momento. 
Una fotocamera invece ti permette di immortalare lo stato della vettura, in modo da mostare al cliente il "prima" e il "dopo" delle riparazioni o delle sostituzioni.
Farsi trovare pronti e veloci è un ottimo biglietto da visita per mostrare quanto tu tenga al tuo lavoro e alla soddisfazione di chi ha deciso di rivolgersi alla tua officina.

Adotta una procedura specifica

Chi si occupa dell'accettazione in officina deve essere adeguatamente formato. Questo perché sono necessarie alcune conoscenze e anche competenze precise. Infatti la figura dell'accettatore racchiude in sé compiti precisi:

• prepara lo spazio per l'accoglienza del cliente;
• organizza il check-up del veicolo, con o senza l'ausilio di altri operatori;
• cura l'intero rapporto con l'automobilista, rendendosi disponibile anche per la riconsegna dell'auto, in modo da verificare il lavoro e suggerire ulteriori check-up;
• gestisce gli appuntamenti;
• si occupa di vendita.

L'accettazione infatti non può essere improvvisata, ma deve seguire determinate procedure. Inoltre, altro dettaglio non certo trascurabile, l'accettatore deve saper mettere a proprio agio il cliente, in modo da evitare che scappi dopo pochi minuti. Rendendo così vani i tentativi di stabilire un contatto con lui e raggiungere l'obiettivo di fidelizzarlo.
La professionalità è fondamentale, ma un'attività di autoriparazione vincente non può permettersi di lasciare da parte nessun aspetto. Tantomeno il momento dell'accettazione, di cui abbiamo parlato anche in questo articolo. 

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