La fattura per l'officina meccanica: come impostarla, gli errori da evitare e il fac-simile da scaricare

La fattura è un documento fiscale obbligatorio, che ogni titolare di partita iva deve emettere in caso di vendita di prodotti oppure di servizi. In officina viene anticipata dall’accettazione e dal preventivo, di cui abbiamo parlato nel nostro precedente post. Ma come si imposta una fattura e quali sono gli errori da non commettere? Ecco la nostra guida alla fattura per l’officina meccanica.

Come impostare una fattura

La fattura deve contenere i seguenti dati:

1. la data di emissione e il numero progressivo attribuito (che riparte da 1 all’inizio di ogni nuovo anno);
2. gli estremi di chi la emette, ossia: nominativo o la ragione sociale, nel caso di un’impresa; indirizzo, numero di telefono, indirizzo email; numero di partita IVA, il codice fiscale e l'iscrizione al Registro delle imprese;
3. gli estremi del cliente, ossia: il nominativo o la ragione sociale, nel caso di un’azienda; l'indirizzo, CF o partita IVA;
4. la tipologia di pagamento e la banca di appoggio;
5. i dati relativi all’autovettura (marca, modello, targa/telaio, km in entrata, immatricolazione, data di revisione);
6. gli interventi effettuati e i ricambi eventualmente utilizzati;
7. il prezzo unitario dei beni, della manodopera e il prezzo complessivo;
8. gli eventuali sconti;
9. l'aliquota e l'ammontare dell'IVA;
10. il totale fattura, che costituisce l'importo totale a debito del cliente.

La fattura deve essere consegnata in originale al cliente e la copia va conservata per almeno 10 anni.

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Gli errori da evitare

Curare la fatturazione non è semplicemente un dettaglio, ma un modo per tenere sotto controllo la propria attività e anche per mostrare al cliente la propria professionalità. Sono principalmente 4 gli errori da evitare quando si parla della fattura per l’officina meccanica.

• Non inserire i dati più importanti

Le fatture dicono molto del business: immettere tutti gli interventi effettuati o i pezzi di ricambio utilizzati è un modo per poter realizzare successivamente delle statistiche e capire quali sono le attività più richieste. 

• Non occuparsi del backup 

Fare il backup del proprio computer oppure utiizzare una soluzione “in cloud” è indispensabile per evitare che tutta la documentazione possa andare persa per un problema tecnico, causando un danno non indifferente. Purtroppo può capitare ed è meglio intervenire prima. 

• Non curare l’aspetto estetico delle fatture

Presentare una fattura curata e accattivante anche da un punto di vista grafico dà sicuramente una visione positiva e professionale dell’officina, che il cliente non potrà che apprezzare.

• Fatturare con Word o Excel

Emettere la fattura della propria officina tramite un programma come Word o Excel non è di certo il modo migliore per gestire la parte contabile della propria impresa. I margini di errore salgono vertiginosamente, i tempi di attesa del cliente aumentano e non dotarsi di un gestionale per officina può essere vista come una scelta poco professionale. 

La fatturazione con FAST Officina

Con un gestionale per l’attività di autoriparazione come FAST Officina diventa più semplice e veloce gestire non solo le fatture, ma anche la contabilità e tutta la documentazione dell’officina. Con FAST Officina infatti è possibile creare ricevute e fatture, verificando il saldo da parte del cliente; identificare il veicolo attraverso la funzione di ricerca per targa, che interroga la banca dati targhe integrata; convertire accettazioni, commessa e i preventivi in un documento fiscale; inserire un'anagrafica di fatturazione diversa da quella utilizzata negli altri documenti; avere logo e dati di contatto in automatico su ogni fattura.

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